KVKK Politikası

AKTİ FARMA DIŞ TİCARET İNŞAAT TURİZM VE TIBBİ ÜRÜNLER SANAYİ LTD. ŞTİ.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

 

  1. GİRİŞ

AKTİ FARMA DIŞ TİCARET İNŞAAT TURİZM VE TIBBİ ÜRÜNLER SANAYİ LTD. ŞTİ.  (“AKTİ FARMA”) olarak yürüttüğü faaliyetlerde kişisel verilerin korunmasına önem vermekte ve iş ve işlemlerinde öncelikleri arasında kabul etmektedir. AKTİ FARMA Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nca (“Kanun”) belirlenen kişisel veri işleme usul ve esaslarının AKTİ FARMA organizasyon ve iş süreçlerinin uyumuna yönelik temel düzenlemedir.  AKTİ FARMA bu Politika prensipleri doğrultusunda, üst düzey sorumluluk ve bilinciyle kişisel verileri işlemekte ve korumakta, kişisel veri   sahiplerini bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır.

 

  • Amaç

Bu Politikanın amacı, Kanun ve ilgili diğer mevzuat ile öngörülen usul ve esasları, AKTİ FARMA organizasyon ve süreçlerine  uyumlulaştırılarak, faaliyetlerinde etkin bir şekilde uygulanmasını sağlamaktır. AKTİ FARMA kişisel verilerin işlenmesi ve korunması için bu Politika ile her türlü idari ve teknik önlemleri almakta, gerekli iç prosedürler oluşturmakta, farkındalığı arttırmakta, bilincin sağlanması için gerekli tüm eğitimleri yapmaktadır. Hissedarlar, yetkililer, çalışanlar ve iş ortaklarının Kanun süreçlerine uyumları için, gerekli tüm önlemler alınmakta, uygun ve etkin denetim mekanizmaları kurulmaktadır.

1.2. Kapsam

Politika, AKTİ FARMA iş süreçlerinde otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilen bütün kişisel verileri kapsamaktadır.

1.3. Dayanak

Politika, Kanun ve ilgili mevzuata dayanmaktadır. Kişisel veriler, 29/6/2001 tarihli ve 4703 sayılı Ürünlere İlişkin Teknik Mevzuatın Hazırlanması ve Uygulanmasına Dair Kanun, 7/5/1987 tarihli ve 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanun, 13/12/1983 tarihli ve 181 sayılı Sağlık Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, 4703 sayılı Ürünlere İlişkin Teknik Mevzuatın Hazırlanması ve Uygulanmasına Dair Kanun, Tıbbi Cihaz Yönetmeliği, Kişisel Koruyucu DonanımYönetmeliği, Tıbbi Cihaz Satış, Reklam, Tanıtım Yönetmeliği, 15/07/2018 tarihli ve 4 No’lu Bakanlıklara Bağlı, İlgili, İlişkili Kurum ve Kuruluşlar ile Diğer Kurum ve Kuruluşların Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanunu, 1774 sayılı Kimlik Bildirme Kanununu, 4857 sayılı İş Kanunu, 6331 İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 4447 sayılı İşsizlik Sigortası Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu ve diğer ilgili mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülükleri yerine getirmek için işlenmektedir.

Yürürlükteki mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk olduğu hallerde yürürlükteki mevzuat uygulanır. İlgili mevzuat tarafından  öngörülen düzenlemeler, Politika ile AKTİ FARMA uygulamalarına dönüştürülmektedir.

1.4 . Tanımlar

Açık rıza Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.
Başvuru Formu Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanmak için yapacakları başvuruyu içeren, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa ve Kişisel Verileri Koruma Kurumunun çıkardığı Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe uygun olarak hazırlanmış, ilgili kişi (Kişisel Veri Sahibi) tarafından veri sorumlusuna yapılacak başvurulara ilişkin başvuru formu.
İlgili kullanıcı Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişilerdir.
İmha Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kayıt ortamı Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel veri Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel verilerin işlenmesi Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
Kişisel veri sahibi Kişisel verileri AKTİ FARMA tarafından veya adına işleme sokulan gerçek kişi.
Kişisel verilerin silinmesi Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale

getirilmesi.

Kişisel verilerin yok edilmesi Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.
Kurul Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Kurum Kişisel Verileri Koruma Kurumu
Özel nitelikli kişisel veri Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile

biyometrik ve genetik verileri.

Periyodik imha Kanun’da yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Veri İşleyen Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişi.
Veri Kayıt Sistemi Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
Veri sahibi / İlgili kişi Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Veri sorumlusu Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.
Veri Temsilcisi Kanun uyarınca Veri Sorumlusunun ilgili kanun maddeleri kapsamındaki görevlerini yerine getirmek üzere atanmış gerçek kişi.
Yönetmelik 28 Ekim 2017 tarihinde Resmi Gazete’ de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KONULARI
    • Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması

AKTİ FARMA, kişisel verilerin hukuka aykırı açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde oluşabilecek güvenlik sorunlarını önlemek için, kişisel verinin niteliğine göre, Kanun’un 12. maddesinde öngörülen gerekli önlemleri almaktadır. AKTİ FARMA, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından  yayımlanmış  olan  rehberlere  uygun  olarak  gerekli  kişisel veri güvenlik seviyesini sağlamak için tedbirler almakta, denetimler gerçekleştirmektedir.

  • Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Korunması

Özel nitelikte olan, kişilere ait ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti,  güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerin korunmasına yönelik alınan önlemler  özenle uygulanmakta ve gerekli denetimler yapılmaktadır.

  • Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Bilincinin  Geliştirilmesi

AKTİ FARMA, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini, erişilmesini, verilerin muhafazası ve hakları kullanmaya yönelik bilincin geliştirilmesi için ilgililere  gerekli eğitimleri verir.

Çalışanların kişisel verileri koruma bilincini arttırmak için, AKTİ FARMA gerekli iş süreçlerini oluşturur, ihtiyaç duyulması halinde danışmanlardan destek alır. Uygulamada karşılaşılan eksiklikler ve eğitimlerin sonucu AKTİ FARMA yönetimi tarafından değerlendirilir. Yapılan bu değerlendirmeler ile ilgili mevzuattaki değişikliklere bağlı ihtiyaç duyulması halinde yeni eğitimler düzenlenir.

 

  1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

3.1. Kişisel Verilerin Mevzuata Uygun İşlenmesi

Kişisel veriler aşağıda sayılan ilkeler doğrultusunda mevzuata uygun işlenir.

  1. Hukuka ve Dürüstlük Kuralına Uygun İşleme

Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği ölçüde, bunlarla sınırlı, kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeden, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işlenir.

  1. Kişisel Verilerin Güncel ve Doğru ve Olmasını Sağlama

İşlenen kişisel veriler,  güncel ve doğru tutmak için gerekli önlemler alınmakta ve plan ve programlı çalışılmaktadır.

  • Belirli, Açık ve Meşru Amaçlarla İşleme

Kişisel veriler, yürütülen iş süreçlerinde belirlenen ve açıklanan meşru amaçlara bağlı işlenmektedir .

  1. İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olma

Kişisel veriler, iş süreçlerinin gerektirdiği nitelik ve ölçüde toplamakta, belirlenen amaçlara bağlı, sınırlı işlenmektedir.

  1. Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme

Kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen ve kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan en az süre kadar muhafaza edilmektedir. Öncelikle, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülmüş ise bu süreye, öngörülmemiş ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kişisel veriler saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, uygun yöntemlerle (silme, yok etme veya anonimleştirme) imha edilmektedir.

3.2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Kişisel veri, sahibinin açık rıza vermesi veya aşağıda belirtilen diğer bir veya birden fazla şarta dayanarak işlenir.

  1. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunması

Kişisel verilerin işlenmesi veri sahibinin açık rızasıyla yapılır. Kişisel veri sahibinin açık rızası: belirli bir konuda bilgilendirilerek ve özgür iradesi alınarak gerçekleşir.

  1. Kişisel Veri Sahibinin Açık Rızasının Bulunmaması

Aşağıda sıralanan şartlarından herhangi birinin bulunması durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilir.

  1. Kanunlarda Açıkça Düzenlenmesi

Kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açık bir düzenleme bulunması halinde kişisel veriler, veri sahibinin rızası alınmadan işlenebilir.

  1. Fiili İmkânsızlık Sebebiyle İlgilinin Açık Rızasının Alınamaması

Fiili  imkânsızlık nedeniyle, rızasını  açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin, kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için, kişisel verisinin işlenmesi zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

  1. Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgi Olması

Kişisel verilerin işlenmesi, veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgiliyse veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

  1. Hukuki Yükümlülüğün Yerine Getirilmesi

AKTİ FARMA hukuki yükümlülükleri yerine getirirken, kişisel veri işleme zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

  1. Kişisel Veri Sahibinin Kişisel Verisini Alenileştirmesi

Kişisel verisini alenileştiren veri sahiplerine ait kişisel veriler, alenileştirme amacıyla sınırlı olarak, kişisel verileri işlenebilir.

  1. Bir Hakkın Tesisi veya Korunması için Zorunlu Veri İşleme

Veri işleme bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

  1. Meşru Menfaat için Zorunlu Veri İşleme

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek koşuluyla, AKTİ FARMA meşru menfaatleri için veri işlemenin zorunlu olması durumunda veri sahibinin kişisel verileri işlenebilir.

3.3. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

AKTİ FARMA özel nitelikli kişisel verileri, Kanun ve Politika’da belirlenen ilkelere uygun, Kurul’un belirlediği yöntemlerle gerekli her türlü idari ve teknik önlemleri  alarak, aşağıdaki usul ve esaslarla işler:

  1. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması durumunda veri sahibinin açık rızası aranmadan işlenebilir. Kanunlarda açıkça öngörülmeyen hallerde veri sahibinin açık rızası alınır.
  2. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından: kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Aksi halde veri sahibinin açık rızası alınır.

3.4. Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması

AKTİ FARMA, kişisel veri sahiplerini, hangi amaçlarla kişisel verilerinin işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı, hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesinde sahip olduğu hakları konularında, ilgili mevzuata uygun şekilde bilgilendirir. Bu bakımdan kişisel  verilerinin  korunmasını, Politika’daki esaslar çerçevesinde hazırlanan diğer politika belgeleri ve aydınlatma metinlerine bağlı  yürütülmektedir.

3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması

AKTİ FARMA, kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, gerekli güvenlik önlemlerini alarak, kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri üçüncü kişilere (üçüncü kişi şirketlere, grup  şirketlerine, üçüncü gerçek kişilere) hukuka uygun olarak aktarabilir. AKTİ FARMA aktarma işlemlerini, Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun şekilde işlemleri gerçekleştirir.

  1. Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verilerin akratılması için kişisel veri sahibinin açık rızası aranmakla birlikte, aşağıda belirtilen koşulların bir ya da birkaçına dayanılarak, Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilir.

  1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
  2. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
  3. AKTİ FARMA’nın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
  4. Veri sahibi tarafından kişisel verileri alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı,
  5. AKTİ FARMA’nın veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
  6. Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla AKTİ FARMA meşru menfaatlerinin sağlanması içinzorunlu olması,
  7. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.

Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu belirlenen, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” olarak ilan edilen yabancı ülke statüsündekilere, yukarıda sayılan durumların herhangi birine bağlı kişisel veriler aktarılabilir. Yeterli koruma bulunmayan, Türkiye ve yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt eden ve Kurul’un izninin bulunduğu “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere, mevzuatta öngörülen şartlara göre kişisel veriler  aktarılabilir.

  1. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin Aktarılması

Özel nitelikli kişisel veriler, Politika’da belirlenen ilkelere uygun olarak, Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere, gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak aşağıda belirlenen koşullarla aktarılabilir:

  1. Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler, kanunlarda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde veri sahibinin açık rızası aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.
  2. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel nitelikli kişisel veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rıza aranmaksızın, aksi halde veri sahibinin açık rızası alınması durumunda.

Kişisel veriler, “Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke” statüsündekilere yukarıdaki şartlardan herhangi birinin bulunması halinde, yeterli korumanın bulunmaması halinde “Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke” statüsündekilere mevzuatta düzenlenen veri aktarım şartlarına göre kişisel veriler aktarılabilir.

4. KİŞİSEL VERİ ENVANTER PARAMETRELERİ

AKTİ FARMA yönetim, insan kaynakları, idari işler mali işler (muhasebe-finans), planlama-lojistik-bilgi işlem, üretim, ürün geliştirme-kalite, ar-ge pazarlama-satış, satın alma iş süreçlerinde, çalışan adayı, çalışan, hissedar/ortak, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, stajyer, tedarikçi yetkilisi, ürün veya hizmet alan kişi, veli/vasi/temsilci, ziyaretçilerden oluşan kişisel veri sahipliklerine ait veri kategorileri ve kişisel veriler (Ek-1), kişisel veri işleme amaçlarına (Ek-2) bağlı işlenmektedir. Veri kategorilerine gore işlenme amaçları ile veri konusu kişi grupları detaylarına AKTİ FARMA’nın https://verbis.kvkk.gov.tr/ adresinde ki alanında bildirilmektedir.

Kişisel veri işleme amaçları kişisel veri kategorilerine göre, Kanun’un 10. maddesi ve diğer mevzuat uyarınca ilgili kişileri bilgilendirmek, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler başta olmak üzere, Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun gerçekleştirmek için belirlen amaçlara göre işlenmektedir.

 

 

Kişisel veriler Politika “3.5. Kişisel Verilerin Aktarılması” bölümünde belirlenen esaslarla: Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri, hissedarlar, iş ortaklari, iştirakler ve bağlı ortaklıklar, tedarikçiler, yetkili kamu kurum ve kuruluşları, özel sigorta şirketleri, denetçiler, danışmanlar, sözleşmeli hizmet aldığımız, işbirliği yaptığımız, yurt içi ve yurt dışı kuruluşlar ile belirlenen amaçlarla (Ek-3) paylaşılabilmektedir.

5. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN ÖNLEMLER

AKTİ FARMA, Kanunda belirlenen usul ve esaslarla işlemekte olduğu kişisel verilerin korunması için gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmakta, bilinçlendirme ve eğitim faaliyetlerini gerçekleştirmektedir.

İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, AKTİ FARMA bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili kişi ve birimlere haber verir.

6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

AKTİ FARMA, kişisel verileri işleme amacı için gerekli olan süre ile ilgili mevzuatta öngörülen en az süre kadar muhafaza eder. AKTİ FARMA, öncelikle ilgili mevzuatta bir süre belirlenmiş ise bu süreye uygun; yasal bir süre öngörülmemiş ise kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli süre kadar kişisel verileri saklar. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda, periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak, belirlenen yöntem (silme, yok etme veya anonimleştirme) ile imha edilir.

7. KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI VE BU HAKLARIN KULLANILMASI

7.1. Kişisel Veri Sahibinin Hakları

Kişisel veri sahipleri Kanundan kaynaklanan aşağıda belirtilen haklara sahiptirler:

  1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  1. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  2. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  3. Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler aracılığı ile analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

7.2. Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

Kişisel veri sahipleri 7.1. maddede sayılan haklara ilişkin taleplerini, Kurul’un belirlediği yöntemlerle AKTİ FARMA’ya iletebilir. Kişisel veri sahipleri ve adlarına başvuru hakkı bulunanlar “Kişisel Verilerin Korunmasi Kanunu Uyarınca Veri Sahibi Başvuru Formu” (Ek-4) doldurularak, AKTİ FARMA’ya başvurabilir.

7.3. Başvurulara Cevap Verilmesi

AKTİ FARMA, kişisel veri sahibi tarafından yapılan başvuruları Kanun ve diğer mevzuata uygun sonuçlandırır. Usule uygun şekilde AKTİ FARMA’ya iletilen talepler, en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde, ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilir.

7.4. Kişisel Veri Sahibinin Başvurusunun Reddedilmesi

AKTİ FARMA, başvuruda bulunan kişinin isteğini, aşağıda yer alan durumlarda, gerekçesini açıklayarak reddedebilir:

  1. Kişisel verilerin resmi istatistik ile anonim hâle getirilmek suretiyle araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenmesi,
  2. Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini, ekonomik güvenliği, özel hayatın gizliliğini veya kişilik haklarını ihlal etmemek ya da suç teşkil etmemek kaydıyla, sanat, tarih, edebiyat veya bilimsel amaçlarla ya da ifade özgürlüğü kapsamında işlenmesi,
  • Kişisel verilerin millî savunmayı, millî güvenliği, kamu güvenliğini, kamu düzenini veya ekonomik güvenliği sağlamaya yönelik olarak kanunla görev ve yetki verilmiş kamu kurum ve kuruluşları tarafından yürütülen önleyici, koruyucu ve istihbari faaliyetler kapsamında işlenmesi,
  1. Kişisel verilerin soruşturma, kovuşturma, yargılama veya infaz işlemlerine ilişkin olarak yargı makamları veya infaz mercileri tarafından işlenmesi,
  2. Kişisel veri işlemenin suç işlenmesinin önlenmesi veya suç soruşturması için gerekli olması,
  3. Kişisel veri sahibi tarafından kendisi tarafından alenileştirilmiş kişisel verilerin işlenmesi,
  • Kişisel veri işlemenin kanunun verdiği yetkiye dayanılarak görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca, denetleme veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi ile disiplin soruşturma veya kovuşturması için gerekli olması,
  • Kişisel veri işlemenin bütçe, vergi ve mali konulara ilişkin olarak Devletin ekonomik ve mali çıkarlarının korunması için gerekli olması,
  1. Kişisel veri sahibinin talebinin diğer kişilerin hak ve özgürlüklerini engelleme ihtimali olması,
  2. Orantısız çaba gerektiren taleplerde bulunulmuş olması,
  3. Talep edilen bilginin kamuya açık bir bilgi olması.

7.5.Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı

Kanun’un 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; AKTİ FARMA’nın cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurul’a şikâyette bulunabilir.

  • Başvuruda Bulunan Kişisel Veri Sahibinden Talep Edilebilecek Bilgiler

AKTİ FARMA, başvuruda bulunan kişinin kişisel veri sahibi olup olmadığını tespit etmek adına ilgili kişiden bilgi talep edebilir. AKTİ FARMA, kişisel veri sahibinin başvurusunda yer alan hususları netleştirmek adına, kişisel veri sahibine başvurusu ile ilgili soru yöneltebilir.

8. YÜRÜTME

Politika Yönetim Kurulu tarafından onaylanmış ve yürürlülüğe konulmuştur. Politika’nın teknik yürütümü “Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası” (Ek-5) ile sağlanmaktadır.

İş süreçlerinde, taraflar nezdinde Politikanın yürütümü “Müşteri Aydınlatma Metni(Ek-6),Tedarikçi Aydınlatma Metni ve Gizlilik Taahhütnamesi” (Ek-7)  “Çalışan Kişisel Verileri İşleme Aydınlatma Metni” (Ek-8), “Çalışan Adayı Aydınlatma Metni(Ek-9), “İnternet Sitesi Gizlilik ve Çerez Politikası” (Ek-10), “Kamera Kayıt Sistemleri Aydınlatma Metni” (Ek-11) ile gerçekleştirilmektedir.

Kanun ve Politika’nın yürütülmesinden ve gerektiğinde güncellenmesinden Yönetim Kurulu, bu kapsamdaki tüm iş ve işlemlerin takibinden, koordinasyon ve denetiminden AKTİ FARMA Kişisel Verileri Koruma Komitesi sorumludur.

9. YÜRÜRLÜK ve İLANI

Politika yayımı tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir. Politika’da meydana gelecek değişiklikler AKTİ FARMA’nın internet sitesinde (www.aktident.com.tr) yayımlanarak kişisel veri sahiplerinin, ilgili kişilerin erişimine sunulur. Politika değişiklikleri ilan edildiği tarihte uygulamaya girer.

EKLER

Ek 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Verileri

Ek 2- Kişisel Veri İşleme Amaçları

Ek 3- Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları

Ek 4- Veri Sahibi Başvuru Formu

Ek 5- Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası

Ek 6- Müşteri Aydınlatma Metni

Ek 7- Tedarikçi Aydınlatma Metni ve Gizlilik Taahhütnamesi

Ek 8- Çalışan Aydınlatma Metni ve Gizlilik Taahhütnamesi

Ek 9- Çalışan Adayı Aydınlatma Metni

Ek 10- İnternet Sitesi Gizlilik ve Çerez Politikası

Ek 11- Kamera Kayıt Sistemleri Aydınlatma Metni

 

EK 1- Veri Kategorileri ve Kişisel Veriler

 

Veri Kategorileri Kişisel Veri
Kimlik Ad, Soyad
Anne- Baba Adı
Anne Kızlık Soyadı
Doğum Tarihi
Doğum Yeri
Medeni Hali
Nüfus Cüzdanı Seri Sıra No
TC Kimlik No
Pasaport Numarası
Geçici TC Kimlik Numarası
Cinsiyet  Bilgisi
TC Kimlik Kartı
Sürücü Belgesi
İletişim Adres
E Posta Adresi
İletişim Adresi
Kayıtlı Elektronik Posta Adresi (KEP)
Telefon No
Lokasyon             Bulunduğu yerin konum bilgileri v.b.
Özlük Bordro Bilgileri
Disiplin Soruşturması
İşe Giriş- Çıkış Belgesi Kayıtları
Özgeçmiş Bilgileri
Performans Değerlendirme Raporları
Hukuki İşlem Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler vb.
Müşteri İşlem Fatura
Senet
Çek Bilgileri
Giriş-Çıkış Bilgileri
Sipariş Bilgisi
Randevu Bilgisi
Çağrı merkezi kayıtları
Fiziksel Mekân Güvenliği Çalışan ve Ziyaretçilerin Giriş Çıkış Kayıt Bilgileri
Kamera Kayıtları
İşlem Güvenliği İşlem Güvenliği (IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi)
IP Adres Bilgileri
İnternet Sitesi Giriş Çıkış Bilgileri
Şifre ve Parola Bilgileri
Finans Bilanço Bilgileri
Finansal Performans Bilgileri
Banka Hesap ve IBAN Numarası
Kredi ve Risk Bilgileri

 

 

 

 

Mesleki Deneyim

Diploma Bilgileri
Gidilen Kurslar
Meslek İçi Eğitim Bilgileri
Sertifikalar
Transkript Bilgileri
Pazarlama Anket
Çerez Kayıtları
Kampanya Çalışmasıyla Elde Edilen Bilgiler
Alışveriş Geçmişi Bilgileri
Görsel Ve İşitsel Kayıtlar Kapalı Devre Kamera Sistemi Görüntüsü, Ses Kaydı
Kılık Ve Kıyafet Kılık ve kıyafete ilişkin bilgiler
Sağlık Bilgileri Engellilik Durumuna Ait Bilgiler
Kan Grubu Bilgisi
Kişisel Sağlık Bilgileri
Kullanılan Cihaz ve Protez Bilgileri
Laboratuvar ve Görüntüleme Sonuçları
Test Sonuçları
Muayene Verileri
Reçete Bilgileri
Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri Ceza Mahkumiyetine İlişkin Bilgiler
Güvenlik Tedbirine İlişkin Bilgiler
Aile Bilgileri Çocuk Sayısı
Aile Cüzdanı
Eş Çalışma Bilgileri
Çocuk Eğitim ve Yaş Bilgileri
Çalışma Verileri Departmanı
Çalışma Şekli
Mesleği
Referansları
Son çalışılan şirket bilgileri
İmza Kişisel veri niteliği taşıyan belgeler üzerinde bulunan ıslak veya elektronik imza, parmak izleri, özel işaretler
Web Site Kullanım Verileri Başvuru Formu Doldurulma Tarihi
Siteye Login Olma Sıklığı/Zamanları
Son Login Tarihi
IP Adresi
Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi Anket Verileri
Firma’ya yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler.
Sigorta Özel Sigorta Verileri
Sosyal Güvenlik Kurumu Verileri
Araç Bilgileri Araç plakası, marka, model, model yılı, motor şasi numarası, ruhsat tescil tarihi, ruhsat örneği, hasarsızlık bilgileri
Denetim ve Teftiş Bilgileri İç veya dış denetim faaliyetleri sırasında işlenen kişisel veriler
Yabancılarda Oturma İzni Bilgileri Yabancılarda Oturma İznine Ait Bilgiler

EK 2- Kişisel Veri İşleme Amaçları

 

Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi
Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi
Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi
Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi
Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi
Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi
Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi
Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini
Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi
İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması
İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi
İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi
İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi
Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi
Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Müşteri Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi
Organizasyon Ve Etkinlik Yönetimi
Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi
Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi
Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi
Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Sosyal Sorumluluk Ve Sivil Toplum Aktivitelerinin Yürütülmesi
Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
Talep / Şikayetlerin Takibi
Taşınır Mal Ve Kaynakların Güvenliğinin Temini
Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi
Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi
Yabancı Personel Çalışma Ve Oturma İzni İşlemleri
Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi
Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

EK 3 –Kişisel Verilerin Aktarıldığı Kişiler ve Aktarılma Amaçları

AKTİ FARMA Kanun’un 8. ve 9. maddelerine uygun olarak katılımcı, müşterileri ve çalışanların kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarabilir:

 

Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler Tanımı Veri Aktarım Amacı ve Kapsamı
Gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri AKTİ FARMA faaliyetleri gereği ilişkide bulunduğu, işlem gerçekleştirdiği gerçek veya tüzel kişiler Gerçekleştirilen iş ve işlem ile sınırlı
Hissedarlar AKTİ FARMA ile ortaklık ilişkisi kurmuş gerçek kişiler AKTİ FARMA’nın ticari faaliyetlerine ilişkin stratejilerin planlanması, yürütümü ve denetimi amacıyla sınırlı
İş Ortakları AKTİ FARMA’nın ürün ve hizmetlerinin tanıtımı ve pazarlanması, satış sonrası desteği gibi amaçlarla ilişkide olduğu iş ortakları, iş ortağı bankalar İş ortaklığı kurulması ve yürütülmesi amaç ve faaliyetleri ile sınırlı
Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları Sosyal Güvenlik Kurumu, Vergi Daireleri vb. ilgili mevzuat hükümlerine gore AKTİ FARMA’dan   bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları İlgili kamu kurum ve Kuruluşlarının kanuni yetkisine bağlı talep ettiği amaçla sınırlı
Kanunen Yetkili Özel Hukuk Kişileri İlgili mevzuat hükümleri gereğince belirli şartlara uygun olarak kurulmuş ve bu çerçevede faaliyetlerini sürdüren  kurum veya  kuruluşları Yürüttükleri faaliyet alanlarına  giren konular ile ilgili sınırlı
Özel Sigorta Şirketleri Özel sağlık, emekllik, BES uygulamaları Özel sigorta kayıt ve bildirimleriyle kapsamıyla sınırlı
Yönetim Kurulu Üyeleri AKTİ FARMA Yönetim Kurulu Üyeleri AKTİ FARMA Yönetim Kurulu Faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla sınırlı
Hizmet alınan, işbirliği yapılan kuruluşlar Sözleşmeli hizmet alınan, işbirliği yapılan kuruluşlar Sözleşme ve işbirliği protokol esasları ile sınırlı
Avukat İlgili mevzuat uyarunca avukat yetkisine sahip avukatlar Şirket faaliyet ve işçi işlemlerinde hukuki sonuç doğurabilecek konularla sınırlı.
Tedarikçi AKTİ FARMA’ya veri işleme amaç ve istekleri doğrultusunda hizmet sunan taraflar AKTİ FARMA’nın dış kaynaktan ticari faaliyetlerini yerine getirmek için mal ve hizmetlerin tedarik edilmesi amacıyla sınırlı
Danışmanlar Uzman ve deneyiminden yararlanılanlar Uzman ve deneyiminden yararlanılanlar
Denetçiler İlgili mevzuat uyarunca denetim yetkisine sahip denetçiler Mevzuatta belirlenen yetki ve görev sınırları

 

× WhatsApp İletişim Hattı