AKTİ FARMA DIŞ TİCARET İNŞAAT TURİZM VE TIBBİ ÜRÜNLER SANAYİ LTD. ŞTİ.
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası
1. AMACI
AKTİ FARMA DIŞ TİCARET İNŞAAT TURİZM VE TIBBİ ÜRÜNLER SANAYİ LTD. ŞTİ. (“AKTİ FARMA”) bu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Saklama ve İmha Politikası”) ile kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa (“Kanun”) uygun olarak teknik ve idari korunması, kişisel verilerin işlenme şartlarının ortadan kalkması halinde, 28/10/2017 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) hükümlerinin uygulamasını düzenlemek amacıyla çıkarılmaktadır.
2. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, AKTİ FARMA tarafından aşağıdaki listelenen ortamlarda başta Kanun hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır:
Elektronik ortamlar:
- CRM
- MS SQL Server
- E-Posta Kutusu
- Microsoft Office Programları
- Görüntü Kayıt Cihazları
Fiziksel ortamlar:
- Birim Dolapları
- Klasörler
- Arşiv
3. SAKLAMAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, AKTİ FARMA tarafından özellikle:
- Faaliyetlerin sürdürülebilmesi,
- Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi,
- Çalışan haklarının ve yan haklarının planlanması ve ifası,
- İş ilişkilerinin yönetilebilmesi,
Amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde Kanun ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
Saklamayı gerektiren sebepler:
- Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması,
- Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması,
- Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, AKTİ FARMA’nın meşru menfaatinin olması,
- Kişisel verilerin AKTİ FARMA’nın herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi,
- Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
- Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.
Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, AKTİ FARMA tarafından re’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:
- Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
- Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
- Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
- Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
- İlgili kişinin, Kanun’un 11. Maddesinin 2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,
- Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
- Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.
4. KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
AKTİ FARMA, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik gerekli teknik ve idari tedbirleri almakta, bu kapsamda gerekli denetimleri yapmak veya yaptırmaktadır. İşlenen kişisel verilerin teknik ve idari tüm tedbirler alınmış olmasına rağmen, kanuni olmayan yollarla üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi durumunda, AKTİ FARMA bu durumu mümkün olan en kısa süre içerisinde ilgili birimlere haber verir.
4.1 Teknik Tedbirler
- Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
- Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
- Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
- Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
- Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
- Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
- Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
- Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
- Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
- Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
- Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
- Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
- Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
- İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
- Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
- Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
- Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
- Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
- Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
- Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
- Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
- Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
- Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
- Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
- Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
- Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.
- Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
- Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
- Şifreleme yapılmaktadır.
- Taşınabilir bellek, CD, DVD ortamında aktarılan özel nitelikli kişiler veriler şifrelenerek aktarılmaktadır.
- Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
- Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
- Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
4.2 İdari Tedbirler
- Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir.
- İş birimi bazında kişisel veri işlenmesi hukuksal uyum gerekliliklerine uygun olarak AKTİ FARMA içinde kişisel verilere erişim ve yetkilendirme süreçleri tasarlanmakta ve uygulanmaktadır. Erişimin sınırlandırılmasında verinin özel nitelikli olup olmadığı ve önem derecesi de dikkate alınır.
- AKTİ FARMA personeli ile arasındaki ilişkiyi düzenleyen ve kişisel veri içeren her türlü belgeye kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi için Kanun ile öngörülen yükümlülüklere uygun hareket edilmesi gerektiği, kişisel verilerin ifşa edilmemesi gerektiği, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak kullanılmaması gerektiği ve kişisel verilere ilişkin gizlilik yükümlülüğünün AKTİ FARMA ile olan iş akdinin sona ermesinden sonra dahi devam ettiği yönünde kayıtlar eklemiştir.
- Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri Kanun hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacağı ve işleme amacı dışında kullanamayacağı ve bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonrada devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve bu doğrultuda kendilerinden gerekli taahhütler alınmaktadır.
- AKTİ FARMA tarafından kişisel verilerin hukuka uygun olarak aktarıldığı kişiler ile akdedilen sözleşmelere; kişisel verilerin aktarıldığı kişilerin, kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli güvenlik tedbirlerini alacağına ve kendi kuruluşlarında bu tedbirlere uyulmasını sağlayacağına ilişkin hükümler eklenmektedir.
- İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a
- Gerekli hallerde kişisel verilerin işlenmesi hakkında bilgili ve deneyimli personel istihdam eder ve personeline kişisel verilerin korunması mevzuatı ve veri güvenliği kapsamında eğitimleri
- AKTİ FARMA, Kanun hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapar ve yaptırır. Denetimler sonucunda ortaya çıkan gizlilik ve güvenlik zafiyetlerini giderir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİNE İLİŞKİN ALINAN TEDBİRLER
AKTİ FARMA ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Kişisel verilerin silinmesi akabinde ilgili kişiler hiçbir şekilde silinen verilere tekrardan erişilemeyecek ve kullanılmayacaktır. AKTİ FARMA tarafından kişisel verilerin imha süreçlerinin tanımlanması ve takip edilmesine ilişkin etkin bir veri takip süreci yönetilecektir. Yürütülen süreç sırası ile silinecek verilerin tespit edilmesi, ilgili kişilerin tespiti, kişilerin erişim yöntemlerinin tespiti ve hemen akabinde verilerin silinmesi olacaktır.
AKTİ FARMA kişisel verileri yok etmek, silmek veya anonim hale getirmek için verilerin kaydedildiği ortama bağlı olarak aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:
5.1 Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesine İlişkin Yöntemler
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kişisel verilerin silinmesi yöntemi olarak AKTİ FARMA aşağıdaki yöntemlerden bir veya birkaçını kullanabilir:
- Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler karartma yöntemi ile çizilerek, boyanarak, kesilerek veya silinerek işlem uygulanacaktır.
- Merkezi dosyada yer alan ofis dosyaları için kullanıcı(lar)nın erişim hakkı(ları) ortadan kaldırılacaktır.
- Veri tabanlarında bulunan kişisel bilgilerin bulunduğu satırlar yahut sütunlar ‘Delete’ komutu ile silinecektir.
Gerekli olduğu zaman bir uzman tarafından yardım alınarak güvenli olarak silinecektir.
5.1.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin aşağıdaki yöntemlerle hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Fiziksel Yok Etme
Kağıt İmha Makinesi ile Yok Etme
De-manyetize Etme: Manyetik medyanın yüksek manyetik alanlara maruz kalacağı özel cihazlardan geçirilerek üzerindeki verilerin okunamaz bir biçimde bozulması yöntemidir.
5.1.3 Kişisel Verileri Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. AKTİ FARMA kişisel verileri anonim hale getirmek için aşağıda belirtilen yöntemlerin bir veya birkaçını kullanabilir:
Maskeleme (Masking): Veri maskeleme ile kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir.
Kayıtları Çıkartma: Kayıttan çıkarma yönteminde veriler arasında tekillik ihtiva eden veri satırı kayıtlar arasından çıkarılarak saklanan veriler anonim hale getirilmektedir.
Bölgesel Gizleme: Bölgesel gizleme yönteminde ise tek bir verinin çok az görülebilir bir kombinasyon yaratması sebebi ile belirleyici niteliği mevcut ise ilgili verinin gizlenmesi anonimleştirmeyi sağlamaktadır.
Global Kodlama: Veri türetme yöntemi ile kişisel verinin içeriğinden daha genel bir içerik oluşturulmakta ve kişisel verinin herhangi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi sağlanmaktadır. Örneğin; doğum tarihleri yerine yaşların belirtilmesi; açık adres yerine ikamet edilen bölgenin belirtilmesi.
Gürültü Ekleme: Verilere gürültü ekleme yöntemi özellikle sayısal verilerin ağırlıklı olduğu bir veri setinde mevcut verilere belirlenen oranda artı veya eksi yönde birtakım sapmalar eklenerek veriler anonim hale getirilmektedir. Örneğin, kilo değerlerinin olduğu bir veri grubunda (+/-) 3 kg sapması kullanılarak gerçek değerlerin görüntülenmesi engellenmiş ve veriler anonimleştirilmiş olur. Sapma her değere eşit ölçüde uygulanır.
Kanun’un 28. maddesine uygun olarak; anonim hale getirilmiş olan kişisel veriler araştırma, planlama ve istatistik gibi amaçlarla işlenebilir. Bu tür işlemeler Kanun kapsamı dışında olup, kişisel veri sahibinin açık rızası aranmayacaktır.
AKTİ FARMA kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin re’sen karar alabilecek ve seçmiş olduğu kategoriye göre kullanacağı yöntemi de serbestçe belirleyebilecektir. Ayrıca Yönetmelik’in 13. maddesi kapsamında ilgili kişinin başvuru esnasında kendisine ait kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi yahut anonim hale getirilmesi kategorilerinden birini seçmesi halinde de ilgili kategoride kullanılacak yöntemler konusunda AKTİ FARMA serbesti içinde olacaktır.
6. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
AKTİ FARMA, kişisel verileri işlendikleri amaç için Ek-1’de belirtilen süreler boyunca saklar. Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir. Mevzuatta öngörülmüş bir süre olmaması halinde kişisel veriler Ek-1’deki tabloda yer alan kişisel verilerin tutulması için azami süre boyunca saklanacaktır. Bu süreler; AKTİ FARMA ’nın veri kategorileri ve veri sahibi kişi grupları değerlendirilerek; bu değerlendirme sonucu elde edilen verilerin kanunlarda yer alan yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlayacak ve azami Türk Borçlar Kanunu’nda yer alan zamanaşımı süresi (10 yıl) gözetilerek belirlenmiştir.
Bu sürelerin sona ermesi dolayısıyla silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı durumda AKTİ FARMA bu tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
7. PERİYODİK İMHA SÜRELERİ
Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlenmiştir. Buna göre, her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir. Söz konusu sistemlerde bilgilerin tekrar geri getirilmeyecek şekilde, verilerin kaydedildiği varsa evrak, dosya, CD, disket, hard disk gibi araçlardan geri dönüştürülmeyecek şekilde silinecektir.
8. PERSONEL
Kanun kapsamında AKTİ FARMA veri sorumlusu sıfatıyla, Yönetmelik’in 11. maddesinin 1. fıkrasına dayanarak, Kanunun veri saklama ve imha süreci uygulanması bakımından yükümlülükleri yerine getirilecek personelin unvanları, birimleri ve görev tanımları Saklama ve İmha Politikası Ek-2’de yer alan tablo ile belirlenmiştir.
Sınırları belirlenmiş bu kişiler Türk Ticaret Kanunu, Borçlar Kanunu ve Türk Ceza Kanunu kapsamında kendi yetki sınırları içinde gerçekleşen işlem ve eylemlerden sorumludur. Özellikle Kollukta, Savcılıklarda, kamu kurumlarında ve mahkemelerde AKTİ FARMA’yı temsil etme ile ifade vermeye yetkili olarak AKTİ FARMA Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı seçilmiştir. Her bir departman sorumlusu, departmanlardaki ilgili kullanıcıların Kanun ve Yönetmelik çerçevesinde hazırlanan Saklama ve İmha Politikası ve Kişisel Veri Politikası’na uygun davranıp davranmadığını denetlemekle yükümlü olacaktır. Tüm departman sorumluları belirtilen periyodik imha sürelerinde işbu Saklama ve İmha Politikası doğrultusunda gerçekleştirdiği işlemleri AKTİ FARMA Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı’na raporlayacaktır. Bu raporlar için yapılan çalışma sonuçlarında çıkan karar uygulamaya konulacaktır.
9. REVİZYON VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRMA
Saklama ve İmha Politikası’nın değiştirilmesi, yürürlükten kaldırılması halinde yeni düzenleme AKTİ FARMA internet sitesinden ilan edilecektir.
10. YÜRÜRLÜK
Bu Saklama ve İmha Politikası yayınlandığı tarihinde yürürlüğe girer.
EKLER
EK 1-Veri Saklama ve İmha Süreleri
EK 2- Kişisel Veri Saklama, İmha ile Görevli Personel Tablosu
EK 3- Kişisel Verileri Koruma Komitesi İç Yönergesi
EK 1- Veri Saklama ve İmha Süreleri
| Veri Kategorisi | Saklama Süresi | İmha Süresi |
| Kimlik | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İletişim | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Lokasyon | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Özlük | İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Hukuki İşlem | Yargı kararının kesinleşmesinden itibaren 5 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde | |
| Müşteri İşlem | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Fiziksel Mekân Güvenliği | 30 gün | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İşlem Güvenliği | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Risk Yönetimi | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Finans | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Mesleki Deneyim | İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Pazarlama | İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Görsel ve İşitsel Kayıtlar | İşlem tarihi veya hukuki ilişkinin sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Sendika Üyeliği | İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Sağlık Bilgileri | 15 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri | İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Aile Bilgileri | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Çalışma Verisi | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Web Sitesi Kullanım Verileri | 2 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi | 2 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İtibar Yönetimi Bilgisi | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Olay Yönetimi Bilgisi | 2 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| İmzalar | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Sigorta Bilgileri | İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Araç Bilgileri | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Uyum Bilgileri | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Denetim ve Teftiş | 10 Yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
| Yabancı Oturma İzni Bilgileri | İstihdamın sonlanmasından itibaren 10 yıl | Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde |
EK 2-Kişisel Veri Saklama, İmha ile Görevli Personel Tablosu
| Personel | Görev | Sorumluluk |
| Personel Sorumlusu | Uygulama sorumlusu | Görevi içindeki süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
| İdari Mali İşler Müdürü | Uygulama sorumlusu | Görevi içindeki süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
| Sistem ve Ağ Yöneticisi | Uygulama sorumlusu | Görevi içindeki süreçlerin saklama süresine uygunluğunun sağlanması ile periyodik imha süresi uyarınca kişisel veri imha sürecinin yönetimi |
EK 3-Kişisel Verileri Koruma Komitesi İç Yönergesi
AKTİ FARMA DIŞ TİCARET İNŞAAT TURİZM VE TIBBİ ÜRÜNLER SANAYİ LTD. ŞTİ. (“AKTİ FARMA”) Kişisel Verileri Koruma Komitesi (“Komite”) İç Yönergesi (“İç Yönerge”), 07/04/2016 tarihli, 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”), Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun çıkardığı ve 28/10/2017 tarihli, 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e (“Yönetmelik”), AKTİ FARMA Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası’na (“Politika”) ve AKTİ FARMA Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na (“Saklama ve İmha Politikası”) uygun olarak hazırlanmıştır.
Kanun ve Yönetmelik uyarınca kişisel veri saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesi ve gerekli iş ve işlemlerin yapılması amacıyla, veri sorumlusu AKTİ FARMA nezdinde bir Kişisel Verileri Koruma Komitesi kurulmuştur. Bu kapsamda, kişisel verilerin korunması düzenlemeleri ve Politikalar gereğince kişisel verilerin saklanması ve imhası için AKTİ FARMA tarafından gerekli iç düzenlemeler yapılmakta ve farkındalığın oluşması için ihtiyaç duyulan sistem kurulmaktadır.
Amaç:
Madde 1- İşbu İç Yönerge; Komite’nin, görevlerini, kişisel verilerin korunması düzenlemeleri ve Politikalar çerçevesinde uyması gereken esasları ve Politikalara bağlı olarak uygulayacağı prosedürleri yerine getirmesine ilişkin hususların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Kapsam:
Madde 2- İşbu İç Yönerge Komite’nin ve üyelerinin ilgili sorumluluk, çalışma ve faaliyetlerini kapsar.
Dayanak:
Madde 3- Bu İç Yönerge; 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile İlgili yukarıda anılan düzenlemelere dayanılarak hazırlanmıştır.
AKTİ FARMA Kişisel Verileri Koruma Komitesi:
Madde 4- Komite, Kanun kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmek, Politikaların uygulanmasını sağlamak ve denetlemek, bunların işleyişine yönelik önerilerde bulunmak üzere AKTİ FARMA genel müdürü tarafından atanır. Kurul; AKTİ FARMA’nın KVK düzenlemeleri kapsamında denetim, uyumluluk ve sürdürülebilir etkinliği sağlamakla görevlidir. Komite üyelerinin görev dağılımları, Komite’den üye çıkarılması veya eklenmesi veri sorumlusunun verdiği yetki ile komite başkanı tarafından gerçekleştirilir.
Veri Sorumlusu Temsilcisi:
Madde 5– Veri Sorumlusu Temsilcisi, Komite içerisinden seçilir ve AKTİ FARMA’nın Kurum ile olan ilişkilerini yürütür.
Üyeler:
Madde 6- Komite’nin oluşumu ve kişilere görevleri aşağıda belirlenmiştir.
| Statü | Görevi |
| Başkan | Komite Başkanı-yönetişim ve iletişimden sorumlu |
| Üye | Kanun uyum ve denetim ile iş süreçlerinin planlanması-raporlama sorumlusu |
| Üye | Bilgi Teknolojileri- veri güvenliği, risk yönetimi, politika ve prosedürlerden sorumlusu |
Madde 7- Kişisel verilerin korunması, saklanması, işlenmesi ve kişisel verileri silme, yok etme ve anonim hale getirme süreçlerinin işletilmesinden Komite sorumludur.
Bu kapsamda Komite;
- Gerekli prosedürleri oluşturur ve anılan prosedürün uygulanmasını sağlar.
- Kişisel verilere ilişkin mevzuatta bir değişiklik meydana gelirse, yeni düzenlemelere uyum için AKTİ FARMA içi iş ve işlemlerin yapılmasını sağlar.
- Kişisel verilerin envanterini hazırlar.
- Kişisel verilerin envanterini periyodik olarak günceller.
- Kişisel verilerin envanterini sicile bildirir ve güncel tutulmasını sağlar.
- Sicil ile yazışmaları yapar ve yazışmaları saklar.
Kişisel verileri işleyen üçüncü taraflar ise bu taraflarla yapılacak sözleşmeleri kontrol eder düzenlemeler kapsamında uyumluluğunu teyit eder. Üçüncü tarafları denetletir.
Kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişileri belirler ve yetkilendirir.
Madde 8- Kurul, AKTİ FARMA içerisinde bulunan tüm kişisel verilerin korunmasına yönelik teknik ve idari önlemleri almak, gelişmeleri ve idari faaliyetleri sürekli takip etmekle ve gerekli prosedürleri hazırlayarak AKTİ FARMA içerisinde duyurmak ve bunlara uyulmasını sağlamak ve denetlemekle yükümlüdür. Kurul kişisel verilerin korunması kapsamında belirli periyotlarda kendisi veya dışarıdan denetimlerin yapılmasını sağlar. Kişisel verileri koruma ile ilgili, üst yönetimi periyodik olarak toplayarak hem mevcut durumu hem risklerin görüşülmesini sağlar. Toplantı kararlarını ıslak imza ile alarak dosyalar. Kişisel verileri koruma ile ilgili birimleri periyodik olarak portaldan / e posta / duyuru ile bilgilendirir.
Madde 9- Komite, tüm kişisel veri işleme süreçleri bakımından aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesini ve gerektiğinde açık rızanın alınmasını ve muhafazasını sağlamakla yükümlüdür.
Komite kişisel veriler ile ilgili;
- Veri sorumlusunun kimliğinin duyurulmasını sağlar.
- Kişisel verilerin işlenme amaçlarının; belirli, meşru ve açık amaçlar için olmasını sağlar, denetletir ve hem çalışan hem müşterilere duyurulmasını sağlar.
- İşlenen verilerin kimlere hangi amaçla aktarılacağını açıklar.
- Veri toplama yöntemi ve hukuki sebebi açıklar.
- Komite kişisel verilerin işlenmesi için kişinin açık rızasının alınma yollarını belirler ve uygulatır, denetler.
- Özel nitelikli kişisel verilerin kayıt altına alınması durumunda açık rızanın alınmasını mutlaka garanti eder.
- Kişisel veri bulut sistemlerinde tutulacak ise veya yurtdışında saklanacak ise kişisel veri sahibinin mutlaka açık rızasının alınmasını sağlar. Kişisel verinin aktarılacağı yabancı ülkenin kurulca ilan edildiğinden emin olur.
Madde 10- Kişisel verilerin üçüncü taraflara aktarılması durumunda paylaşılacak yerin/makam statüsüne göre veri sahibinden açık rıza alınacak mı alınmayacak mı belirler. Aşağıda açık rıza alınmayacak durumlar belirlenmiştir. Her durumda aşağıdaki kurumlarla hangi verinin paylaşıldığının kaydı ve aşağıdaki statüye uyan üçüncü tarafların geçerli esasa uygun olduklarını kayıt altına alır:
- Fiili imkânsızlıklar durumunda açık rıza alınamaması
- Kendisinin veya bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğü söz konusu olduğunda
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması
- Sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması
- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması
- Kişi, kendi verisini alenileştirmiş olması durumunda
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması
- Siyasi parti, vakıf, dernek veya sendika gibi kar amacı gütmeyen kuruluş ya da oluşumların, tabi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla kendi üyelerine ve mensuplarına yönelik verilerin işlenmesi durumunda
- Kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi ile sağlık hizmetlerinin planlanması, yönetimi ve finansmanı amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesi durumunda
Kişisel veri yurtdışına aktarılacak ise açık rıza da alınmamış ise; verinin aktarılacağı yerde yeterli korumanın olması veya yeterli koruma olmaması durumunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt etmeleri ve Kurulun izninin alınması durumunda paylaşılmasını koordine eder.
Veriyi paylaşan bu veriyi paylaştığı yer ve amacını yazılı ve onaylı olarak yapılmasını sağlatır. Öneri verinin rızası alınıp alınmadığı kontrol edilir ve belgelendirilir. Hukuk ve veri sorumlusu onayı ile alındıktan sonra paylaşılmasını sağlatır.
Madde 11- Komite, kişisel veri sahiplerinin başvurularını değerlendirir ve başvurulara cevap için AKTİ FARMA içerisinde koordinasyonu sağlar. Kurul ile iletişim halinde olunması gereken durumlarda gerekli koordinasyonu ve iletişimi sağlar.
Kişisel veri sahibinin başvurması halinde aşağıdaki kişi haklarının yerine getirilmesini en geç 30 takvim günü içinde sağlar:
- Kişinin kendi kişisel verisinin işlenip işlenmediğini bilmesi
- Kişisel veri ile ilgili bilgi talep etme
- İşlenme amacını açıklama
- Yurtiçi veya yurtdışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri açıklama
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmesi durumunda bunların düzeltilme taleplerini alma ve işlem tamamlandığında geri dönüş yapma
- Kişinin, kişisel bilgisini silme veya yok etme taleplerini alma ve işlem tamamlandığında geri dönüş yapma
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analizler sonucu veri sahibinin kendi aleyhine sonuç çıkması durumunda itiraz etmesi taleplerini alma ve işlem tamamlandığında geri dönüş yapma
- Kişisel verinin kanuna aykırı olarak işlenip işlenmediği kontrol etme ve kişiden gelen talepleri takip etme ve sonuçlandırma
Madde 12- Komite, kişisel verilerin korunması, saklanması, işlenmesi ve imhası süreçlerinin Kanun’a ve Politikalara uyumu yönünde bir eksikliğin veya riskin tespit edilmesi halinde giderilmesi için gerekli önlemleri alır. Bu kapsamda Kurul, kendisine raporlanan her bir yeni işleme sürecinin denetimini yapar.
Madde 13- Komite, kişisel verilerin saklanması ve imhasına yönelik;
- İlgili mevzuatlarda öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan saklama ve imha süresini belirler.
- Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in 11/2 maddesi uyarınca, altı ayı geçmeyecek periyotlarda işlenen kişisel verileri denetleyerek silinmesi, imha edilmesi veya anonim hale getirilmesi gereken kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini sağlar.
- Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemlerin kayıt altına alınmasını sağlar ve söz konusu kayıtların, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanmasını sağlar.
- Aşağıdaki gerekçelerden herhangi biri olduğunda; kişisel verinin silinmesi, yok edilmesi veya anonimleştirilmesini, yönetmeliklerde belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde sağlar:
- İşlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde
- Süresi dolması halinde
- Veri sahibinin talebi halinde
Madde 14- Komite, AKTİ FARMA’nın çalışanları tarafından kendisine raporlanan durumlara ve Politikalarda belirtilen usul ve esaslara aykırı olduğunu düşündüğü iş, işlem yahut eylemler ile ilgili ihlale yönelik düzenlemelere uygun eylem planı oluşturur. Komite konuya ilişkin yürürlükteki mevzuat hükümlerini dikkate alarak ihlale ilişkin Kişisel Veri Sahibine veya Kurum’a yapılacak bildirimi hazırlar, Kurum ile yapılacak yazışma ve iletişimi yürütür.
Kişisel verilere ilişkin başvurularda, prosüdüre ilişkin uygunsuz hallerde, denetimde Ek-1 Olay Yönetim şemasında öngörülen şekilde hareket edilir ve sonuçlandırılır. Buna ilişkin çalışmalarda diğer departmanlar gerekli yardımı gösterir.
Madde 15- Kurulun isteyeceği belge ve bilgileri 15 takvim günü içinde gönderir ve gerektiğinde yerinde inceleme yapılmasına imkân sağlatır.
Şikâyet durumunda veya herhangi bir nedenle Kurulun tebliğlerini takip eder ve 30 takvim günü içerisinde yerine getirilmesini sağlar.
Madde 16- Komite, kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve imhası ile hukuka aykırı erişimin önlenmesi amacıyla AKTİ FARMA çalışanlarının bilgilendirilmesini sağlar. AKTİ FARMA kişisel verilerine erişmesi gereken çalışanların söz konusu erişimi sağlamak için gerekli prosedürler oluşturulur ve bunun oluşturulması ve uygulanmasından Veri Sorumlusu Temsilcisi ve Komite müteselsilen sorumludur. Özel nitelikli kişisel verilere erişim yetkisinin verildiği sınırlı çalışanlara ait liste ve listenin takibi Komite tarafından yapılır.
İç Yönergenin Yürürlüğe Girmesi ve Değişiklikler
Madde 17- İç Yönerge, AKTİ FARMA yönetimi tarafından yürürlüğe konulur. İç Yönerge’de yapılacak değişiklikler ve Yönerge düzenlemesi de aynı usule tabidir.